为规范管理教务短信平台，进一步提高教学管理信息化水平，有效为教学部门提供信息服务，特制定本办法。
   一、教务短信平台的使用范围
   教务短信平台是教务处建立、管理和维护的手机短信发布软、硬件系统，其发送信息的范围包括附带信息和直发信息两类。
   1．附带信息。附带信息是根据学院、职能处室批准发布的书面文件（如通知、决定等）拟写和发送，起补充沟通作用的短信息。附带信息由科室负责人根据相关书面文件拟写和发送，无需经过批准。
   2．直发信息。直发信息是指无相关文件依据，直接拟写、发送的短信息。直发信息仅限于紧急事务通知和无特定活动事项的宣传短信，由科室负责人拟写形成书面稿件，经主管处长签字后发送。
教务处科室负责人负责短信息拟写、发送和后续跟踪处理。
   二、发送短信的级别
   为使短信息收阅人正确理解和判断短信息性质并做出响应，明确短信息送达责任和发送科室的后续处理责任，按短信息的响应性质设定两个短信息级别，包括提示级和确认级。
   1．提示级信息。提示级信息是指发送人不承担短信息送达责任，仅作提示用途的短信息。提示级信息包括附带信息和宣传性质的直发信息。因文件传达责任由有关部门自行承担，附带信息只起补充沟通的作用，一般应确定为提示级。宣传性质的直发信息具有收阅人不特定的特点，内容也不具有收阅时限要求，一般也应确定为提示级。
   2．确认级信息。确认级信息是指发送人承担短信息未送达责任，需要收阅人在适当时间回复确认的短信息。发送人对未回复确认的收阅人应适时重新发送信息，直到收到收阅人回复确认信息为止。如果通知事项紧急，需收阅人立即回复确认的，发送人可在较短时间内对未回复的收阅人重新发送短信息，或采用其他通信方式联系，直到得到收阅人确认为止。应严格限制确认级短信息的使用范围，只有确实来不及传递书面文件的事项才可使用。
   三、短信息的写作规范
   1．短信息的长度
  一个事项的短信息一般不得超过70个汉字长度，如确需超过此限制的，应分别拟写不超过70个汉字长度的若干条短信，以避免系统自动分割造成单条信息不完整。
   2．短信息的一般内容要素
  短信息一般应完整描述通知事项的时间（可选）、地点（可选）、概要内容、短信级别、发送部门名称。短信级别和发送部门名称是必要内容。
  （1）时间：以月、日、24小时时间格式描述，如“12月1日14:00”；
  （2）地点：描述地点的方位、建筑物及名称，如“图书馆第一会议室”；
  （3）事件：以简练的文字描述通知事项的概要内容和注意事项，如“教学工作例会，内容：期中教学检查总结等”；
  （4）级别：描述短信息的级别和责任，并用方括号括起，如“[提示级,不需回复]”、“[确认级,请回复]”、“[确认级,请马上回复]”；
  （5）发送部门：注明处级部门名称，信息由两个以上部门发送的，部门名称之间用逗号隔开，如“教务处”、“教务处,学生处”。
   3．短信息例文
   例文一（提示级，附带信息）：请于12月6日14:00到六号教学楼6J12参加教师讲课比赛听课，比赛14:15正式开始，请准时到会 [提示级,不需回复]教务处
   例文二（提示级，宣传内容的直发信息）：教师誓词：崇德修身，铸师魂、守师道、树师表，民主宽容平等；博智求真，传善道、授良业、解实惑，勤勉严谨淡泊[提示级,不需回复]教务处
   例文三（确认级，直发信息）：请于11月30日14:00到图书馆第一会议室参加教学部门紧急工作会，内容：特色专业申报事宜[确认级,请马上回复]教务处
   四、短信息发送时间
   由于群发短信息的送达范围广，并可能有一定的技术延迟，为避免给他人造成不便，有必要严格规定短信平台的发送时间。
   1．短信平台的信息发送时段严格限制在上班时间，紧急通知除外。
   2．向教师发送短信，必须选择课间时间，以免对课堂教学造成干扰。
   五、短信息内容的法律事项
   短信息内容不得违反国家法律法规的规定。
   六、短信息系统的维护
   教务短信平台的系统维护由教务处教务教材科负责。