防灾科技学院教学档案工作规范

第一章　　总则

第一条　为加强教学类档案（以下简称教学档案）的建设和管理工作，充分发挥教学档案在学院教育管理、教学活动、教学研究等工作中的作用，提高教学档案的质量和管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，特制订本规范。　

第二条　本规范依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《防灾科技学院档案管理办法》等文件精神，结合学院实际制订。

第三条　本规范主要包括教学档案工作的一般原则、归档范围、部门立卷与归档流程及要求、教学档案的管理、借阅、岗位责任、教学档案分类目录等。

第二章　　教学档案工作的一般原则

第四条　教学档案是在教学管理和教学实践过程中直接形成的，以文字材料、图表、录音、影像等形式存在，并具有保存价值的教学文件和材料的总称。它既是衡量学院教学管理水平和教学质量的重要标志，又是反映学院教育、教学与改革发展历史进程的主要依据之一。

第五条　教学档案管理工作是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”，即：纳入教学工作规划、计划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一；在布置、检查、总结、验收各项教学工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收教学档案工作。

第六条　教学档案实行统一管理、分级保管，确保完整、准确、系统和安，以便开发利用。

第七条　　各教学档案形成部门的档案工作由一位负责人分管，并确定适当的专（兼）职人员，负责本部门教学档案的收集、整理、立卷和移交工作。

第八条　努力实现教学档案工作三个转变，即：从经验管理向科学管理转变，从分散管理向集中统一管理转变，从手工管理向现代化管理转变。

第九条　逐步建立教学档案数据库，并纳入全院信息管理系统，以便统一管理和开发利用。

第三章　　教学档案归档范围

第十条　归档的原则

（一）归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值或凭证作用。

（二）归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。

（三）归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

第十一条　归档的主要内容和重点

（一）归档的主要内容包括综合管理、教学管理（教务运行管理、学籍管理、教室管理、教材管理、教师课程档案）、教学质量管理（教学检查、教学评价与质量监控）、考务管理（课程考试、社会考试、成绩管理）、实践教学管理（实践教学运行管理、毕业设计（论文、综合实践）管理、实验室、实习基地管理、实践教学资产管理）、教学建设（学科专业建设、课程建设、教学改革、新教师培养、师资队伍建设、学风建设）、学位管理等方面。

（二）归档的重点是我院在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

第十二条　不归档的文件材料

（一）上级有关教学的普发的（非专指高校）、无需经办的文件；

（二）上级有关教学的未定稿的文件；

（三）重份文件；

（四）无查考利用价值的事务性临时性文件；

（五）非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；

（六）校内其他单位发来的文件；

（七）与校外单位交换来的材料；

如认为必要，也可将以上不归档材料作为资料暂存。

第四章　　部门立卷与归档流程及要求

第十三条　形成与积累

（一）教务处、档案馆提供各种教学文件材料表格，包括卷内目录、备考表、案卷移交目录等相关材料的下载服务。

（二）各教学档案形成部门的专（兼）职档案管理员按教学档案分类表分别积累日常教学档案材料，并定期进行整理。档案馆随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案管理员做好教学档案材料的积累工作。

（三）教学档案必须字迹工整、清晰，格式统一，要保障教学档案材料的原始性、完整性、准确性和系统性。

（四）教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件（专著、优秀教材等）除原稿外，可加副本。

第十四条　整理组卷

（一）坚持由教学档案形成部门立卷归档原则。

（二）根据教学档案的形成规律，保持其有机联系和便于利用查阅的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷。根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。

　　（三）在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件按永久、长期、短期顺序排列。

（四）卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。

（五）卷内材料一律拆掉金属物，分别采用三孔一线法用线装订。边孔位置距上、下纸边为6cm、距左侧纸边1．5－2．0cm，以不装订字迹为宜。若装订线处有重要批注者，须进行贴边处理。对破损的文件材料进行修补。

（六）凡是文件材料未注明标题的加制封面，注明题名、责任者、时间。

　　（七）各种材料大小均为A4，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

　　（八）文中密不可分的插图、照片贴入文字材料内；附图册、表册、照片贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料用专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的档号。

（九）透明图纸应当贴上标签，填写张号与文字报告一致的档号。

（十）按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位者，在右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

（十一）填写卷内目录及备考表。本卷情况说明部分应填写卷内文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。立卷人，由组成本卷的责任者签名。检查人，应是立卷单位负责人，即对案卷质量进行审核的责任者签名。

（十二）凡教师业务档案中规定的内容已分别归入其他类档案的，如专著、论文已归入出版类，科研成果已归入科研类，在卷内目录中注明相应类目的档号。

（十三）文件形成部门应提出每个案卷的密级并会同院档案馆确定。

（十四）填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。

第十五条　归档验收

（一）由归档人员填写归档说明书，说明书放在第一卷卷内目录之前。

（二）移交档案时交接双方必须当面检查验收，档案文件材料是否完整、齐全、排列和书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

（三）移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。

第五章　　教学档案的管理

第十六条　分类编号

教学档案按照《防灾科技学院教学档案分类目录》进行实体分类，编制用于档号的实体分类号。教学档案档号＝学期号十教学档案分类号十案卷号。

模式如下：

20XX－20XX（X）－　JXG00－　1－n　　

　　　　    　　︳　　　　︳　︳　︳＿＿＿＿＿案卷号

　　　　　    　︳　　　　︳　︳＿教学类档案二级类目代号

　　　　　    　︳　　　　︳＿＿＿教学类一级类目代号

　　　　　    　︳＿＿＿＿＿＿学期号

案卷号按最下位类目流水。

属于教学管理内容的采用自然年度。其余可采用教学年度。涉及学籍问题的可采用毕业时的年度（“届”）。

第十七条　编目

（一）每卷档案脊背上填写档号，也可另行贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离底边40毫米处。

（二）按档号顺序登录教学档案目录，以案卷为对象填写。

第十八条　排架、保管

（一）按档号顺序排架。

（二）保管要求按照《高等学校档案工作规范》第二章第9条参照执行。

（三）与文件材料配套的特殊载体记录的教学档案，按《声像载体档案工作规范》有关条款处理。

第十九条　鉴定和销毁

按照《高等学校档案工作规范》第二章第10条参照执行。

第二十条　统计

按照《高等学校档案工作规范》第二章第10条参照执行。

第二十一条　档案的补充和修改

（一）各教学档案形成部门随时将收集到的教学文件材料经整理后向部门档案室补充归档，各教学档案归档人员应及时将补充材料插入卷内相应的位置，并在卷内目录补充填写。

（二）凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在部门主管领导批准；未经批准，不得修改任何文件材料。　　　　

第二十二条　教学档案的保管期限

部门档案室将接受的教学档案进行登记，装订后，立即确定其保管期限。

凡在使用方面具有长远利用价值的教学档案定为永久保存；凡在较长一段时期内具有利用价值的教学档案定为长期保管，长期保管的年限为15年以上直至不用；凡在短时期内具有利用价值的教学档案定为短期保管，短期保管年限为3－5年直至不用。

第六章　　教学档案的借阅

第二十三条　教学档案为教学服务，供领导和教师查阅、研究、参考。

第二十四条　本部门人员借阅教学档案须办理利用手续，填写《教学档案借阅登记薄》，并在档案室内查阅。　

第二十五条　对借出的教学档案，本部门要在一周内催还，发现损坏或丢失，根据不同情况，按规定严肃处理。

第七章　　教学档案工作的岗位职责

第二十六条　教务处职责

（一）制订和健全学院教学档案管理制度并组织实施，把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督各归档部门的立卷归档工作。

（二）加强与档案馆的联系，指导各教学档案归档部门的收集、整理和组卷工作。

第二十七条　各教学档案形成部门的领导职责

分管教学档案领导要组织本部门人员学习档案法规，督促本部门人员注意平时教学档案的形成积累；监督、检查本部门教学档案的预立卷、整理组卷、归档验收的全过程；加强与教务处、档案馆的联系，共同做好业务监督、指导、检查的工作，保证本部门教学档案的完整、准确、系统，案卷质量符合要求，归档及时。

第二十八条　教研室（实验中心）主任的职责

各教研室（实验中心）主任负责本教研室（实验中心）教学档案的收集、积累和归档工作，督促教师及时向本部门移交各种业务档案，同时要保管好本教研室（实验中心）档案，并提供利用。

第二十九条　各部门教学档案管理员职责

（一）做好平时立卷工作，根据本部门教学档案材料形成的特点和分类目录，合理分类存放。

（二）负责本部门教学档案的整理、归档工作，保证归档文件材料的完整、准确、系统。

（三）归档的教学档案做到组卷合理，编写页码准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要，案卷整齐规范。

（四）主动接受档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间项档案馆移交归档材料。

（五）积极参加业务学习，不断提高档案工作水平，保证归档案卷质量，积极主动向本部门的领导和老师宣传档案工作法规、制度及有关规定。

（六）注意教学档案的安全和保密工作。

第三十条　教师的教学档案工作职责

课程负责人、主讲教师要做好日常教学档案的形成积累和定期整理移交工作。

第八章　　附则

第三十一条　本工作规范由教务处负责解释。

第三十二条　本工作规范自颁布之日起执行。